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(一)归档文件“件”的区分与修整
首先是以我为本(以发文单位为主)。凡是本单位所产生的发文(红头文)必须归档,其它单位(包括上级、同级和下级机关)的来文,需要办理的文件(办件)必须归档,重要的文件材料应该归档,阅知类的文件可以不归档。
文件以“件”为单位进行整理归档。一般以每份文件为一件,
1、文件正本与定稿为一件(重要文件如法律法规等须保留历次修改稿的,其正本与历次稿包括定稿各为一件)。
2、正文与附件为一件(附件是指附属于正文之后的其他文件材料,作为正文的补充说明或参考材料,如附带的图表、统计数字,正文批准或发布的法规文件等等。一般来说,潮州不动产档案前置扫描,正文与附件为一件,如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件)。
3、原件与件为一件(对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件(如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件),以及使用中出现破损的文件,应后归档。件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些件应与原件作为一件)。
4、转发文与被转发文为一件(转发文与被转发文是一份文件的不同部分,前者往往包括贯彻意见及执行要求,后者则是具体内容,它们在发挥文件效力方面难以分割,因此也应作为一件)。
5、报表、名册、图册等一册(本)为一件(报表、名册、图册等一般每册(本)内容都相对完整,具有独立的检索价值,因此应按照其本来的装订方式,一册(本)作为一件)。
6、来文与复文各为一件(这是比较特殊的一种规定。“来文与复文”是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述,也包括“去文与复文”,从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等)。
7、请示与批复各为一件。
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档案整理内容
档案整理内容,从特点上,包括化和编目两部分。档案的化是对档案的内容和成分进行科学分析和综合工作,即按照一定的原则和方法对档案进行分类整理,组织档案(部件),有序排列,形成整体有机联系。档案化的主要内容包括区分整个文件、整个文件的分类、立卷、文件的分类、档案的分类、档案的分类的排序等。档案的编目应以一定的方式揭示和介绍文件的内容和形式特征。主要内容包括文件编号、文件名称和准备表的编制、文件封面、文件编号、文件目录编号、文件目录编制等。化是编目工作的前提,编目是系统化的体现,不动产档案前置扫描公司,用于巩固系统化的效果。
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相信做档案工作的朋友们,对于档案数字化都不会陌生,那么对于档案数字化的困难点,相信大家都深有体会。例如,档案数量太多,数字化工作量巨大,人员工作压力大;缺少数字化设备,数字化建设成本太高,企业投入不划算;环境建设不到位,保密性差;缺少人员,无法保证数字化成果达到标准等。
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